Каким законом устанавливаются требования к печати? Какая должна быть печать юр.лица?
Никто не знает?
Перефразируя слова известного персонажа романа И.Ильфа и Е.Петрова «Двенадцать стульев», можно сказать, что с современным развитием полиграфического дела говорить о печати как о средстве засвидетельствования подписи просто смешно. Тем не менее, в Украине печать до сих пор остается одним из главных атрибутов юридических документов и большинства первичных учетных документов. Без оттиска печати сам документ может считаться оформленным с нарушением установленного порядка, а относительно достоверности приведенной в нем информации могут возникнуть сомнения.
Некоторые предприятия, особенно крупные, в последнее время стали использовать дополнительные печати. Такая ситуация вполне объяснима: наличие
двух-трех и более печатей на одном предприятии вызвано производственной необходимостью оперативно решать текущие вопросы. А для того, чтобы дополнительные печати каким-то образом различать, на них делаются специальные надписи «для пакетов», «для договоров», «для налоговых накладных» и т.д.
Именно использование таких печатей послужило причиной вольной трактовки некоторыми представителями проверяющих органов целевого использования печати. Ведь гораздо проще собрать документы, заверенные «не теми» печатями, и составить акт проверки.
Как не прискорбно, но так зачастую и действуют представители контролирующих органов при проверках. Например, для документального подтверждения понесенных предприятием командировочных расходов (с последующим отнесением их к составу валовых расходов) важным иногда является не столько факт
пребывания работника в командировке и решение там производственных задач, сколько наличие «нужного» оттиска печати принимающей стороны в командировочном удостоверении. Под «нужной» печатью проверяющие в данном случае имеют в виду основную печать предприятия, либо специально предусмотренную, например, «для командировочных удостоверений».
К сожалению, на практике споры между проверяющими и проверяемыми по рассматриваемому вопросу возникают достаточно часто. Проанализируем этот вопрос с точки зрения положений действующего гражданского и налогового законодательства, а также других нормативно-правовых актов.
В соответствие с пп.5.4.8 ст.5 Закона о прибыли, командировочные расходы могут быть включены в состав валовых расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. Одним из таких подтверждающих документов (в части определения суточных расходов) является командировочное удостоверение. Этим же подпунктом установлено, что сумма суточных определяется согласно отметкам командирующей и принимающей стороны в командировочном удостоверении.
Для того, чтобы разобраться с тем, что имеется в виду под отметками, обратимся к специальному документу, регламентирующему порядок оформления служебных командировок, — Инструкции № 59. Согласно п.1.3 раздела І данной Инструкции, отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которую использует в своей хозяйственной деятельности предприятие для удостоверения подписи соответствующего должностного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, которые выбывают в командировку и прибывают из нее. Таким образом, выделим три основных условия, вытекающие из приведенной нормы Инструкции № 59.
Первое условие — в командировочном удостоверении должен быть оттиск печати для удостоверения подписи соответствующего должностного лица, на которое возложены обязанности осуществлять регистрацию командированных лиц. И хотя, согласно норме п.1.3 раздела І Инструкции № 59, под соответствующим должностным лицом понимается сотрудник предприятия, направляющего работника в командировку, данный порядок, по мнению автора, касается и принимающей стороны1.
Отметим, что соблюдение этого условия весьма проблематично. Дело в том, что организация внутреннего делопроизводства на предприятии, куда командирован работник, сугубо индивидуальна. Более того, внутренняя документация предприятия (не относящаяся к данным, необходимым для проверки исчисления и уплаты налогов и прочих обязательных платежей2), в том числе приказы и распоряжения руководителя, может являться коммерческой тайной данного предприятия в соответствии со ст.36 Хозяйственного кодекса Украины (далее — ХКУ).
Для выполнения этого условия де-юре командированное лицо вправе попросить сотрудника принимающей стороны подтвердить свои полномочия относительно правомерности подписания командировочного удостоверения и заверения его печатью. Хотя практической пользы от соблюдения (или несоблюдения) этого условия автор не видит. Вряд ли кто будет отчитываться перед командированным лицом о том, кто на предприятии уполномочен руководителем осуществлять регистрацию командированных лиц и заверять свою подпись печатью. Не говоря уже о том, что в большинстве случаев руководители предприятий вообще не утруждают себя изданием подобного рода приказов или распоряжений.
Вторым условием является то, что отметки в командировочном удостоверении заверяются именно печатью, а не, скажем, штампом. В чем же разница между печатью и штампом. Отметим, что исчерпывающего ответа на этот вопрос действующее законодательство не дает. И все же есть специальный документ, в котором описываются печати и штампы — Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденная приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17 (далее — Инструкция № 17).
Основные требования, предъявляемые к печати и штампу, определены п.3.3 этого документа, которые можно представить в виде таблицы.
№ п/п Признаки Печать Штамп
1 Геометрическая форма Kруглая или треугольная Угловой*
2 Информация (реквизиты) на оттиске Название и идентификационный код (идентификационный номер) субъекта предпринимательской деятельности Название и идентификационный код (идентификационный номер) субъекта предпринимательской деятельности
3 Язык Украинский или одновременно украинский и русский Украинский или одновременно украинский и русский
*Судя по всему, подразумевается прямоугольная форма, размер которой не менее 40 х 60 мм (пп.3.3.8 Инструкции № 17)
Исходя из положений п.3.3 Инструкции № 17, печать от штампа отличается лишь геометрической формой. Значит, оттиск в командировочном удостоверении должен быть исключительно круглой или треугольной формы.
Третье условие. Печать должна использоваться в хозяйственной деятельности предприятия. Это условие выполняется автоматически. Определение хозяйственной деятельности как деятельности субъектов хозяйствования в сфере общественного производства, направленной на изготовление и реализацию продукции, выполнение работ или предоставление услуг стоимостного характера приводит п.1 ст.3 ХКУ. Анализ иных норм гражданского законодательства позволяет сделать следующий вывод: любую не запрещенную Законом деятельность хозяйствующего субъекта можно признать хозяйственной. Поэтому предприятие не может использовать печать в нехозяйственной деятельности — любая деятельность предприятия является хозяйственной.
Итак, на основании вышеизложенного можно утверждать, что:
1) отметкой в командировочном удостоверении является подпись уполномоченного лица, скрепленная печатью принимающей стороны;
2) оттиск печати должен иметь треугольную или круглую форму;
3) информация на печати должна содержать название предприятия и его идентификационный код.
Теперь выясним, являются ли требования проверяющих органов о наличии «нужных» оттисков печатей в документах налогоплательщиков обоснованными.
Как уже отмечалось, законодательный (пп.5.4.8 ст.5 Закона о прибыли) и нормативные (п.1.3 раздела І Инструкции № 59, пп.3.2.6 Инструкции № 17) акты
не содержат специальных условий относительно информации на оттиске печати в командировочномудостоверении. С другой стороны, появление на предприятиях специальных печатей («для пакетов», «для налоговых накладных», «для договоров» и т.п.) не противоречит действующему законодательству. Согласно пп.3.2.6 Инструкции № 17, допускается наличие у предприятия дополнительных печатей с цифрами «1», «2» и т.д., а также простых круглых печатей для секретариатов, канцелярии, отдела кадров и для других, предусмотренных уставом, положением или приказом по предприятию.
Вместе с тем Инструкция № 17 указывает на необходимый минимальный объем информации на печати (см. таблицу). Дополнительная же информация на печати вовсе не ограничивает сферу ее использования. Она по-прежнему остается печатью как в понимании Инструкции № 17, так и в понимании законодательства в целом. Если, например, печатью «для договоров» скреплена подпись ответственного лица на акте приема материалов, то она не утратила свое предназначение и не перешла в категорию штампов.
То есть использование печати предприятием не может быть нецелевым! Еще раз отметим: печать — средство засвидетельствования подписи. Дополнительным подтверждением справедливости данного вывода может служить решение арбитражного суда г.Киева от 21.02.2001 г. № 25/276 относительно признания действительными налоговых накладных, на которых стоят печати «для договоров», «для документов» и т.п.
В рассматриваемом случае целевое назначение «командировочной» печати ни законодательно, ни нормативно не закреплено. То есть нарушать-то нечего. Конкретные условия относительно информации на оттиске печати в командировочном удостоверении не предусмотрены. Следовательно, отсутствуют правовые основания признания таких командировочных удостоверений оформленными с нарушением установленного порядка!
1При формальном подходе к положениям данного пункта Инструкции № 59, принимающая сторона вообще не должна подтверждать факт прибытия и выбытия командированного работника. А это, по мнению автора, является неправильным (прим. авт.).
2Данная информация, в соответствии с постановлением КМУ от 09.08.93 г. № 611 «О перечне ведомостей, не составляющих коммерческой тайны», не является коммерческой тайной (прим. авт.).
Основные требования, предъявляемые к печатям и штампам, определены в Инструкции № 17 ( z0264-99 ). 1) Печати с Государственным Гербом Украины: изготавливаются только круглой формы. Такой печатью пользуются органы государственной власти или государственного управления. В середине круга изображается Государственный Герб Украины а по кругу печати — название орган государственной власти или государственного управления, потом название предприятия, учреждения и организации, если наличие изображения предусмотрено действующим законодательством Украины. 2) Печати с эмблемами, товарными знаками и т.п. - могут быть изготовлены только в том случае, если такие эмблемы и товарные знаки зарегистрированы в установленном законодательством Украины порядке или предусмотрены в уставе или положении предприятия. 3) Простая печать - Изготавливается круглой или треугольной формы Надпись на печатях и штампах должна соответствовать названию, указанному в свидетельстве о государственной регистрации (или уже сейчас - в выписке). При этом каждый реквизит должен быть указан на украинском или одновременно на украинском и русском языках. Иностранный язык в надписях на печатях и штампах может использоваться в соответствии с законодательством, действующими международными договорами и нормами международного права.
Кроме того, в соответствии с п.п. 3.3.7 Инструкции № 17 ( z0264-99 ) на простых печатях и штампах должен указываться идентификационный код субъекта предпринимательской деятельности - юридического лица или идентификационный номер физического лица. Кстати, именно это требование к печатям часто становится камнем преткновения при спорах. Поэтому к нему мы еще вернемся, но немного позже.
Если в деятельности предприятия недостаточно одной основной (простой) печати, то допускается изготовление дополнительных печатей с цифрами «1», «2» и т.д., простых круглых печатей для секретариатов, секретных отделов (спецчасти), канцелярии (общего отдела), отдела кадров и других служб, предусмотренных уставом, положением или приказом по предприятию (п.п. 3.2.6 Инструкции № 17 ( z0264-99 )).
К штампам, так же как и к печатям, Инструкция № 17 предъявляет свои требования. Так, на угловых штампах в верхней части должна размещаться надпись «Украина», под ней — название министерства или другого органа исполнительной власти, предприятия, учреждения и организации. На угловых штампах Государственный Герб Украины не изображается. Текст, изображенный на угловом штампе, должен соответствовать тексту, изображенному на печати.
Вот только Инструкция № 17 утратила своэ действие http://zakon1.rada.gov.ua/laws/show/z0264-99
Наказ втратив чинність на підставі Наказу Міністерства внутрішніх справ N 5 ( z0158-11 ) від 11.01.2011
В том то и вопрос!...чем теперь регулируется?